Jak reagować na najczęstsze wymówki klientów płacących po terminie.


Jeden z klientów spóźnia się z opłaceniem Twojej faktury? Zastanawiasz się co jest najlepszym rozwiązaniem jeśli chodzi o odzyskanie zapłaty?  Przed wykonaniem  telefonu do klienta dowiedz się z jakimi wymówkami możesz się spotkać. Oto kilka klasycznych tłumaczeń klientów oraz propozycje jak sobie radzić z takimi przypadkami.

„Nie wpłynęła do nas jeszcze faktura”

Na pewno jesteś pewien, że wysłałeś fakturę. Powinieneś jednak mieć świadomość, iż w każdej firmie może być inny obieg dokumentacji. Niektóre firmy akceptują faktury w wersji elektronicznej, a inne tylko w wersji papierowej, podpisane przez osoby upoważnione. Wiadomo, iż w przypadku tych ostatnich termin ich dostarczenia znacznie się wydłuża i dodatkowo może zdarzyć się przypadek ich zagubienia na poczcie.

Możesz w tym przypadku wykonać dwie czynności. Po pierwsze ponownie wysłać fakturę –  najlepiej kilkoma kanałami (pocztą oraz drogą mailową). Załączyć do wiadomości mailowej wszystkie osoby po stronie Twojego kontrahenta, z którymi się na co dzień kontaktujesz w sprawie płatności.

Po drugie proponujemy, abyś wprowadził comiesięczne zestawienia faktur wystawionych danego miesiąca dla każdego kontrahenta. W ten sposób kontrahent mając taką listę może sprawdzić czy otrzymał wszystkie faktury. I jeśli zauważy brak jednej z nich, wtedy będzie mógł poprosić o wystawienie kopii brakującej faktury.

Możesz również rozważyć wprowadzenie przypomnień wysyłanych na kilka dni przed datą wymagalności faktury. Wówczas każdy kontrahent będzie mógł sobie sprawdzić czy daną fakturę otrzymał i w razie jej braku, również masz czas na szybszą reakcję.

„Czekam, aż klient mi zapłaci najpierw”

To jest bardzo częsta wymówka klientów. Która działa niekorzystnie dla obu stron rozliczenia. Bo po stronie kontrahenta ewidentnie powstał zator płatniczy. A u Ciebie może powstać, jeśli nie otrzymasz płatności i w międzyczasie napotkasz konieczność opłacenia swoich kosztów.

Świetnym rozwiązaniem w takiej sytuacji jest skorzystanie z  oferty jaką oferuje inviPay.com – czyli regulowania faktur zakupowych fakturami sprzedaży oczekującymi na płatność. Jest to opcja nie tylko pozwalająca na likwidację zatorów płatniczych, ale również można ją wykorzystać do rozwoju firmy. Przykład z życia wzięty jednego z klientów pokazuje jak bardzo ta opcja przyczynia się do zwiększania zysków. Jeden z przedsiębiorców, korzystających z usług inviPay.com, otrzymał zlecenie od gminy na montaż ławek za 80 tys. zł. Realizując to zamówienie wykorzystał cały swój kapitał. Po zrealizowaniu zamówienia przedsiębiorca ten wystawił fakturę z 60-dniowym terminem płatności. W czasie oczekiwania na płatność do przedsiębiorcy zwróciła się kolejna gmina z zamówieniem na montaż tego samego typu ławek na swoim terenie. Przedsiębiorca nie mając już gotówki na zakup materiałów zdecydował się opłacić zakup materiałów fakturą sprzedaży z poprzedniej realizacji. Dzięki temu mógł zrealizować kolejne zlecenie i zarobić podwójnie .

Otrzymaliśmy Państwa fakturę dopiero niedawno”

W Twojej ocenie należność już powinna wpłynąć na konto. Ale czy masz racje? Upewnij się czy w podpisanej z kontrahentem umowie czy zleceniu nie widnieje zapis: „termin płatności ustalony przez obie strony to 60 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego faktury„. W takiej właśnie sytuacji bieg naliczania terminu zapłaty rozpoczyna się z chwilą dostarczenia faktury do Twojego kontrahenta. Jeśli taka sytuacja zaistniała u Ciebie to niestety musisz uzbroić się w cierpliwość i poczekać na płatność. Jeśli chcesz na przyszłość wiedzieć kiedy możesz dokładnie spodziewać się płatności to wysyłaj faktury za potwierdzeniem odbioru. Wówczas będziesz miał potwierdzenie, kiedy Twój kontrahent odebrał fakturę i od tej daty liczysz uzgodniony termin zapłaty.

„Osoba odpowiedzialna za przelewy jest na urlopie”

Bardzo często w małych firmach to szef dokonuje przelewów. W takiej sytuacji nie pozostaje nam nic innego niż poczekać na powrót szefa i upomnieć się o płatność ponownie po jego powrocie. Jeśli środki ze sprzedaży są potrzebne na opłacenie bieżących kosztów wtedy warto rozważy usługę finansowania faktur.

„Faktura zawiera błędy”

Niestety w tym przypadku, jeśli opóźnienie rzeczywiście wynika z błędnie wystawionej faktury, to należy jak najszybciej wystawić korektę do faktury i wysłać ją ponownie. Na przyszłość warto dokładnie sprawdzić każdą fakturę przed wysłaniem czy nie zawiera błędów.