Jak usprawnić proces fakturowania, aby nie czekać dłużej na pieniądze?


Odpowiedni system fakturowania ma kluczowe znaczenie dla przepływów pieniężnych.  Zdrowy cash flow jest siłą napędową każdego małego biznesu.  Dlatego warto usprawnić proces wystawiania faktur, aby zapewnić terminowe wpłaty od klientów.

Miej jasno określone zasady płatności z każdym kontrahentem

Aby zaoszczędzić sobie kłopotów z pytaniami i nieporozumieniami jakie mogą pojawić się po otrzymaniu przez nich Twojej faktury, powinieneś upewnić się wcześniej, czy Twoi kontrahenci są świadomi kosztów realizacji zamówienia sprzedaży czy usługi. Najlepiej jeszcze zrobić to przed rozpoczęciem prac nad konkretnym zleceniem. Można to zrobić poprzez pisemne uzgodnienie warunków płatności i realizacji zamówienia.

Dodaj szczegóły i logo do faktur  

Wystawione przez Ciebie  faktury powinny jednoznacznie identyfikować Twoja firmę i jej markę. Wstawienie logo firmy na fakturze pozwoli ją szybko wyróżnić spośród stosu innych faktur jakie wpadają do Twojego kontrahenta.

Dane na fakturze powinny również obejmować system numeracji, dzięki któremu możesz śledzić swoje rozliczenia i szybko znaleźć fakturę. Dodaj dane kontaktowe takiej jak: adres firmy, adres poczty elektronicznej i numer telefonu. Zwłaszcza numer telefonu może być pomocny w razie jeśli pojawią się jakieś zastrzeżenia do samej faktury. I co najważniejsze, nie zapominaj o umieszczeniu szczegółów dotyczących terminu płatności.

Zautomatyzuj proces fakturowania

Zrezygnuj z procesu fakturowania w formie papierowej. Nawet jeśli tylko wystawiasz kilka faktur miesięcznie, to i tak zajmuje to zbyt dużo czasu i pieniędzy, aby wystawić fakturę, a potem ją przekazać listownie. Oczywiście niektórzy kontrahenci wciąż wymagają przekazywania im faktur w wersji papierowej z wymaganymi podpisami, ale jednak trend wysyłki faktur drogą elektorniczną.  Taka automatyzacja minimalizuje również błędy przy wystawianiu faktury.

Dzięki korzystaniu z internetowych rozwiązań pozwalających na wystawienie faktury, możesz je wystawiać w dowolnym czasie i z każdego miejsca. Zaoszczędzasz na tuszu, kopertach i znaczkach. Zamiast tego wystawiasz fakturę i od razu wysyłasz ją drogą elektroniczną. Jest wiele darmowych programów do księgowości online. Coraz częściej również banki oferują bezpłatnie takie usługi – dlatego sprawdź czy czasem Twój bank nie może zaproponować takiej funkcjonalności.

Korzystając z tych rozwiązań masz również możliwość ustawić automatycznie wysyłane przypomnienia o nadchodzących terminach płatności dla każdego Twojego kontrahenta.  Dzięki temu masz większą możliwość kontroli płynności finansowej firmy.

Nie czekaj z wysłaniem faktury

Jeśli ukończyłeś już zlecenie to czas na wystawienie faktury i jej przekazanie kontrahentowi. Każdy dzień zwłoki to dzień opóźnienia z otrzymaniem płatności. Zwłaszcza jeśli w umowie termin uregulowania faktury liczy się od jej otrzymania przez kontrahenta. Dlatego tak istotne jest szybkie przekazanie faktury do klienta zaraz po sprzedaży.

Reaguj gdy kontrahent opóźnia się z płatnością.

Jeżeli widzisz, że nie otrzymałeś płatności w terminie to nie wahaj się upomnieć o pieniądze.   Nie ma nic złego w  przypomnieniu klientowi o Twojej płatności. Możesz skontaktować się z nimi osobiście lub jeśli korzystasz z narzędzia do księgowości online wówczas możesz wysłać przypomnienia o płatności.

Po więcej porad związanych z opóźnionymi płatnościami zapraszamy do poniższych naszych artykułów:

Co robić gdy klient opóźnia się z płatnością?

Jak reagować na najczęstsze wymówki klientów płacących po terminie?

Co powinieneś wiedzieć o usłudze finansowania faktur?