Koszty działalności gospodarczej – jak je kontrolować?


Jest wiele sytuacji, kiedy można utracić kontrolę nad kosztami działalności gospodarczej, począwszy od inflacji cen, a kończąc na niekontrolowanym wzroście sprzedaży. Dlatego każdy przedsiębiorca, aby zapewnić swojej firmie sukces, powinien nauczyć się na co zwracać uwagę podczas zarządzania wydatkami w firmie.

Najlepszym sposobem na utrzymanie odpowiedniej struktury kosztów jest ich regularna i stała kontrola. Oto 6 sposobów jak zarządzać fachowo kosztami działalności gospodarczej.

Zrozum dobrze strukturę kosztów i przychodów

Jest to najważniejszy element w efektywnym zarządzaniu wydatkami przedsiębiorstwa. Wielu przedsiębiorców nie wie, jakie naprawdę są ich koszty. Przykładowo niewielu orientuje się jaki jest całkowity koszt wytworzenia ich produktu czy usługi. Jak się za to zabrać?

Pierwszym krokiem jest zrozumienie, które dokładnie koszty odpowiadają danej usłudze czy wytworzeniu danego produktu. Drugim krokiem powinno być dokładne określenie źródeł przychodów firmy. Czyli ile pieniędzy wpływa ze sprzedaży każdego z produktów, czy konkretnych usług.Spojrzenie na dane historyczne zajmie trochę czasu, ale jest to dobra inwestycja w zrozumienie kosztów firmy.

I wreszcie powinno się określić wysokość koszów ogólnych i kosztów niezwiązanych bezpośrednio z generowaniem przychodów przez firmę czyli np. kosztu sprzedaży produktów, kosztu ich magazynowania czy chociażby koszty pracownicze.

Utrzymuj odpowiedni poziom zatrudnienia

Dobra wydajność jest często mierzona przez wysokość wygenerowanego zysku na jednego pracownika. Dlatego też zwiększenie liczby pracowników ma bezpośredni, negatywny wpływ na wydajność, chyba że jest on spowodowany drastycznym wzrostem sprzedaży. I jeśli idzie za tym wzrost zysku na jednego pracownika to jest to dobry kierunek.

Jeśli jednak zauważysz odwrotny trend, koniecznie sprawdź skuteczność swojego zespołu. Być może warto przeorganizować procesy wewnątrz firmy, tak aby były bardziej optymalne i dopasować do nich wymagalną ilość pracowników. Często taka optymalizacja niesie za sobą redukcję etatów, ale z drugiej strony od razu widoczny jest spadek kosztów.

Dodatkowo nieustannie staraj się kształcić swoich pracowników w samodzielnym podejmowaniu decyzji, budowaniu zespołu i rozwiązywaniu problemów, dzięki czemu będą oni w stanie lepiej kontrolować koszty wewnątrz ich własnych procesów.

Wracaj często do planu biznesowego

Każda firma powinna posiadać długoterminową strategię biznesową. I zarządzanie kosztami powinno być częścią tej strategii. Decyzje kosztowe powinny opierać się na przyjętym planie biznesowym firmy, zamiast na obecnej sytuacji krótkoterminowej.

Przykładem niewłaściwych decyzji jest np. zakup przez firmę ponadnormatywnej ilości zapasów, tylko dlatego, iż producent obniżył cenę. W takim przypadku zawsze powinno się dokonywać zakupów jedynie w ilości niezbędnej do zaspokojenia swoich klientów.

Renegocjuj swoje kontrakty co rok

Zanim zaczniesz negocjacje z obecnym dostawcą, zweryfikuj czy na rynku nie pojawił się nowy dostawca, który oferuje znacznie niższe ceny. Należy jednak pamiętać, iż z nowym dostawcą wiąże się ryzyko nie wywiązania się z umowy. Dlatego utrzymanie dobrych relacji z aktualnymi i sprawdzonymi dostawcami wydaje się być lepszą opcją, niż wchodzenie w relacje z nowymi, których nie znamy.

I do których nie mamy pewności czy dostarczą nam produkty lub czy zrealizują usługę o jakości, której wymagamy i w wymaganych terminach. Jeśli chcesz utrzymać koszty najbardziej optymalnie jak to tylko możliwe, staraj się każdego roku renegocjować swoje warunki umowne z dostawcami, aby otrzymać korzystniejsze warunki cenowe.

Zoptymizuj wielkość zapasów magazynowych.

Nie ma wątpliwości, że posiadanie swoich produktów pod ręką, kiedy ich potrzebujesz to najprostszy sposób prowadzenia działalności gospodarczej. Ale też to podejście może być mniej opłacalne, jeśli nie podchodzisz strategicznie do planowania poziomu zapasów. Wiadomo, iż samo trzymanie produktów na półkach nie przynosi zysku.

Generuje jedynie koszty związane z ich magazynowaniem. Dlatego tak ważne jest prześledzenie drogi jaką przemierza produkt od momentu jego wyprodukowania/zakupu do momentu kiedy pojawi się on w rękach klienta. Zrozum ile czasu zajmuje każda część tego procesu. I skracaj te czasy jak to tylko możliwe przy zachowaniu jakości produktu lub usługi. Tak, aby mieć pewność, że Twoje towary nie leżakują długo na półkach.

Podążaj za potrzebami swoich klientów

Poświęć trochę czasu, na to aby porozmawiać z klientami i zapytać ich, czy możesz im dostarczyć coś więcej. Być może starasz się ulepszyć produkt, ale klienci tak naprawdę tego nie potrzebują? Bądź klarowny z tym, gdzie Twój produkt przynosi wartość dodaną klientom, a gdzie nie.

Jeżeli klienci nie widzą wartości dodanej w danym unowocześnieniu produktu, to rozważ powrót do poprzedniej wersji. Na przykład, może zbyt kosztowna opcja dostawy tego samego dnia tak naprawdę nie jest przez nich wymagana. A może Twoje opakowanie jest zbyt dobre niż jest to konieczne? Twoi klienci najlepiej odpowiedzą, które części serwisu są dla nich ważne, a które są ponad ich wymagania.

Pobierz przewodnik po faktoringu:

Pobierz przewodnik po faktoringu