Archiwum

Upominanie się o zapłatę

Co robić gdy klient opóźnia się z płatnością

Nie otrzymałeś płatności za zrealizowaną usługę lub sprzedaż? Zastanawiasz się co zrobić w tej sytuacji? Nasze wskazówki pomogą Ci w odzyskaniu przeterminowanej płatności od kontrahenta.

Istnieje wiele powodów, przez które Twój klient ma zwłokę w płatności. Być może faktura została zagubiona w stosie innych dokumentacji lub też klient miał nieoczekiwany wydatek i nie może sobie teraz pozwolić na uregulowanie płatności wobec Twojej firmy.

Bez względu na okoliczności taka sytuacja może mieć negatywny wpływ na Twoją firmę i dlatego powinieneś jak najszybciej podjąć działania celem odzyskania pieniędzy.

Skontaktuj się z klientem

Zadzwoń od klienta i uprzejmie przypomnij mu o tym, iż Twoja faktura jest nieopłacona. W większości przypadków okazuje się, że brak płatności to zwykłe przeoczenie klienta i po otrzymaniu informacji przypominającej klienci od razu opłacają fakturę.

Jeśli takie przypomnienia są dla Ciebie niekomfortowe to zawsze możesz zadzwonić do klienta celem dowiedzenia się tego jak ocenia waszą współpracę, czy jest zadowolony z wykonanej usługi i dopiero potem podpytać o zaległą płatność, tak “przy okazji”.

Wyślij fakturę ponownie

W niektórych przypadkach, klienci próbując wytłumaczyć się z braku płatności twierdzą, iż zagubili bądź nie otrzymali faktury. Dlatego ponownie wyślij fakturę, pomimo, iż masz pewność, że pierwsza do niego trafiła. Upewnij się też, że wysyłasz ją do właściwej osoby. Tak, aby znowu nie krążyła kilka dni po firmie.

Postaw ultimatum

Gdy klient ignoruje Twoje maile i przypomnienia o opóźnionej płatności, wtedy zażądaj uregulowania zobowiązania wobec Twojej firmy w  bardziej stanowczy sposób. Postaw ultimatum, że jeżeli nie otrzymasz płatności do konkretnego dnia wtedy przestajesz realizować usługi wobec tego klienta. Zazwyczaj takie sposoby działają na kontrahentów, którzy zdają sobie sprawę jak trudno będzie zastąpić Twoją usługę w ciągu kilku dni.

Zatrudnij firmę windykacyjną

Jeśli wykonałeś wielokrotne próby skontaktowania się z klientem i nie udało Ci się uzyskać zapłaty to właśnie nadszedł czas, aby użyć mocniejszych argumentów. Zatrudnij firmę windykacyjną, która specjalizuje się w odzyskiwaniu płatności nawet o 60-90 dniowym okresie przeterminowania. Firmy te mają wypróbowane szybkie metody na odzyskanie długu. Prowadzą również w imieniu zlecającego postępowania sądowe, a potem komornicze celem odzyskania płatności. I są bardzo efektywne w swoim działaniu.

Zabezpiecz się na przyszłość

Jeśli nadal będziesz napotykał problemy z uzyskaniem płatności za sprzedaż rozważ wprowadzenie pewnych prewencyjnych działań. To może być prośba o zadatek w przypadku nowych klientów. Możesz wyjaśnić klientom, że jesteś małą firmą i musisz ponieść koszty związane z dostarczeniem gotowego produktu czy usługi.

Możesz się ustrzec przed nierzetelnym klientem i brakiem płatności za sprzedaż korzystając z różnych rozwiązań finansowych jakie są na rynku. Korzystając np. z usług finansowania faktur, które umożliwiają uzyskanie środków ze sprzedaży na długo wcześniej niż wyznaczony termin płatności widniejący na fakturze sprzedażowej. Nawet na drugi dzień po wystawieniu faktury, możesz mieć gotówkę na koncie.

 



Jak sobie radzić z długimi terminami płatności?

Długie terminy płatności na wystawianych fakturach stały się dużym obciążeniem dla małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP). Coraz częściej przedsiębiorcy muszą się godzić na wystawianie faktur z długimi terminami płatności nawet do 120 dni, aby utrzymać kontrakty czy być bardziej konkurencyjnym na rynku.

Długie terminy płatności to sposób wielu dużych firm na kredytowanie się kosztem mniejszych. Ten stan powoduje, iż większość mniejszych firm boryka się później z zatorami płatniczymi. Czekając na uzyskanie zapłaty za sprzedany produkt czy usługę napotykają konieczność opłacenia własnych kosztów takich jak płace, czy wynajem pomieszczeń.

To nie pozostawia miejsca na właściwą reakcje z chwilą napotkania nieprzewidzianych zdarzeń. A to już tylko jeden krok do bankructwa. Istnieją jednak sposoby pozwalające MŚP zminimalizować wpływ długich terminów oczekiwania na płatność – na utratę płynności finansowej.

Twardo negocjuj z kontrahentami

Nie akceptuj od razu nowych terminów płatności od ważnego kontrahenta tylko dlatego, iż boisz się go utracić. Jeżeli jesteś dla niego kluczowym dostawcą, to będzie mu trudno Ciebie zastąpić nowym kontrahentem. Warunki płatności powinny być wyraźnie określone w umowie pomiędzy Twoją firmą, a Twoim kontrahentem.

A ich zmiana otwiera drogę do negocjacji, na którą obie strony mogą mieć wpływ. Np. gdy otrzymasz propozycję o znaczne wydłużenie terminów płatności spróbuj dać do zrozumienia kontrahentowi, że cena w umowie była ustalona dla 30 dniowego terminu płatności. I wydłużenie z 30 dni do 60 dni wymagałoby wzrost ceny o np. 5 %.

Zadbaj o sprawny proces wystawiania faktur

Jeżeli klienci będą płacić później to nie możesz sobie pozwolić jeszcze na wydłużanie tego terminu np. wystawiając faktury z opóźnieniem. Dlatego rozliczaj sprzedaż, tak szybko jak jest to możliwe. Wysyłaj faktury na czas i zapewnij ich bezbłędne wystawienie.

Błędy się zdarzają, ale na szczęście większość z nich możesz wyeliminować. Na rynku jest wiele dobrych aplikacji księgowych, które minimalizują możliwość popełnienia błędu i gwarantują Ci nadzorowanie obiegu faktur. Śledzą również to czy oczekiwana płatność została uregulowana, a jeżeli nie, to wówczas dają Ci o tym znać.

Możesz rozważyć dodatkowo wprowadzenie systemu motywacyjnego zachęcającego do wcześniejszego uregulowania płatności przez kontrahenta. Np. zaproponuj mu zniżkę 5 % za uregulowanie FV w ciągu 15 dni , 2 % do 30 dni. Za cenę mniejszego zysku gwarantujesz sobie utrzymanie płynności finansowej swojej firmy. Przez co znacząco minimalizujesz ryzyko bankructwa.

Znajdź dodatkowe źródła finansowania

Jeżeli pomimo wdrożenia powyżej wspomnianych rozwiązań wciąż czujesz, że długie terminy oczekiwania na płatność powodują zatory finansowej rozważ wdrożenie krótkoterminowego finansowania zewnętrznego. Oznacza to nic innego jak posiadanie dostępu do środków finansowych z chwilą gdy pojawi się zator finansowy.

Czyli np. jeżeli nie będziesz mógł uregulować rachunków bieżących albo z chwilą gdy nastąpi niespodziewany i nieplanowany wydatek. Taki dostęp do finansowania pozwoli Ci być odpornym na wszelkiego rodzaju „zaskoczenia”.

Takim finansowaniem może być linia kredytowa lub sam debet w rachunku firmowym. Są to jednak kosztowne rozwiązania i wymagają czasu i wysiłku, aby takie finansowanie uzyskać. Inną opcją jest skorzystanie z oferty faktoringu. Ale tutaj też wymaga spełnienia pewnych skomplikowanych formalności i jest obwarowane wieloma zastrzeżeniami.

Bardziej elastycznym rozwiązaniem dla MŚP jest finansowanie faktur. Czyli uwolnienie części lub całości środków pieniężnych z faktury sprzedaży na długo przed terminem jej płatności. Korzystając z takiego rozwiązania można mieć środki na koncie już na drugi dzień po wystawieniu faktury.

To rozwiązanie zapewnia największą elastyczność w przypadku gdy chcesz uwolnić środki z kilku faktur za jednym razem. Ty decydujesz ile potrzebujesz wyciągnąć. Dzięki czemu gdy widzisz, że za chwilę musisz opłacić swój koszt a nie masz swobodnych pieniędzy w kasie firmy, możesz wyciągnąć środki z oczekujących faktur sprzedaży. Pozwala Ci to na pełną kontrolę płynności finansowej i dzięki temu nie dotyka Cię problem zaległych płatności i niecierpliwego oczekiwania na to kiedy środki za sprzedaż trafią na twoje konto.





Jak przyspieszyć rozwój swojego biznesu?

Jak przyspieszyć rozwój biznesu?

Marzysz, aby Twoja firma była dynamicznie rozwijającym się biznesem? Ekspansja może być trudna. Ale przedstawiamy kilka pomysłów, które pomogą zwiększyć zyski przy jednoczesnym zmniejszaniu poziomu stresu jaki przy tym towarzyszy.

Czytaj dalej >>