Jak zapanować nad niespodziewanymi wydatkami firmowymi?


Jeśli nie zapanujesz nad utrzymaniem odpowiedniego balansu pomiędzy gotówką wpływająca do firmy i gotówką wychodzącą, wtedy możesz się spotkać z problemami w utrzymaniu płynności finansowej. A w takiej sytuacji droga do bankructwa jest krótka.

Jednym z głównych powodów zachwiania płynności finansowej jest skumulowanie się zbyt wielu wydatków w tym samym czasie. Mogą być one spowodowane np. otrzymaniem dużego zamówienia od klienta i potrzebą nabycia materiałów, zatrudnienia więcej pracowników. Albo napotkaniem kosztów budżetowych typu ZUS, VAT, a jeszcze nie przyszła płatność od kontrahenta.

Wszystkie te działania wymagają wydania pieniędzy. I jeśli nie masz odpowiedniej rezerwy gotówkowej to wtedy jesteś w sytuacji, w której właśnie zachwiała się płynność finansowa w Twoim przedsiębiorstwie.

Jednak pomimo widma takiej sytuacji, wciąż jest kilka rozwiązań, które możesz wprowadzić, aby mieć pewność, iż w przyszłości zawsze będziesz miał gotówkę na opłacenie kosztów.

Planuj swoje wydatki

Zdecydowana większość wydatków firmowych może być lepiej zaplanowana dzięki utworzeniu oraz regularnemu prognozowaniu przepływów finansowych. Prognozowanie pomoże Ci zrozumieć kiedy pieniądze wpływają do kasy firmy oraz kiedy z niej wypływają w poszczególnych okresach roku.

Ten dokument pomoże Ci przygotować się na sytuacje, gdy wpływ do kasy będzie zbyt niski, aby pokryć bieżące wydatki. Przygotowanie takiego planu to bardzo użyteczne ćwiczenie, które zmusza Cię do śledzenia wydatków firmowych w ujęciu miesięcznym oraz zaplanowaniu ich na przyszłe okresy.

Co się składa na prognozowanie przepływów finansowych?

  • Określenie oczekiwanych wpływów ze sprzedaży w danym okresie (można na początek przygotować prognozę na 1 miesiąc, a potem na kwartał i dłuższe okresy czasowe)
  • Określenie jakie koszty pojawią się podczas danego miesiąca (ZUS, VAT, pensje pracownicze, koszty prowadzenia biura, zapłata podwykonawcom, zapłata innym kontahentom)
  • Identyfikacja problemów z napływem należności – czyli jeśli jeden z kontrahentów notorycznie spóźnia się z wpłatami, trzeba to uwzględnić w prognozie. Poddajemy analizsie, jak szybko klienci regulują zobowiązania, co może być kluczowe dla zachowania płynności.
Utwórz i utrzymuj fundusz awaryjny

Kryzysowych sytuacji takich jak niespodziewane naprawy czy przestoje z powodu choroby pracowników są trudne do przewidzenia, ale można się do nich przygotować. Posiadanie poduszki finansowej w postaci oszczędności to bardzo dobra opcja.

Posiadając awaryjne fundusze jesteś bardziej elastyczny w sytuacji, gdy napotkasz również na możliwość skorzystania z atrakcyjnej oferty, która pozwoli Ci zwiększyć zyski firmy. Musisz jednak pamiętać, aby mieć szybki dostęp do takiego funduszu awaryjnego więc najlepsze rozwiązanie to utworzenie firmowego konta oszczędnościowego.

Upłynnij fakturę sprzedażową

Jeśli masz problemy z krótkoterminowymi przepływami pieniężnymi, takimi jak zbyt wiele wydatków w danym miesiącu lub opóźniona duża płatność od klienta, upłynnienie faktury może okazać się dobrym rozwiązaniem. Rozwiązanie to daje Ci dostęp do gotówki ze sprzedaży już na drugi dzień po wystawieniu faktury sprzedażowej.Nie musisz już czekać 30-90 dni na płatność.

Usługę taką obecnie oferuje InviPay.com. W odróżnieniu do alternatywnych form kredytowania działalności gospodarczej, rozwiązanie jakie dostarcza inviPay.com cechuje minimum formalności. Plusem jest też, iż można go zintegrować z jednym z kilku rozwiązań księgowości online i tym samym przekazać fakturę do wypłaty tylko jednym kliknięciem.