Archiwum













kapitał obrototwy

Jak poprawić zarządzanie kapitałem obrotowym?

Jak mówi znane powiedzenie to pieniądze rządzą światem. A sposób w jaki Ty zarządzasz pieniędzmi w swojej firmie, może mieć wpływ na sukces lub poniesienie porażki.

Utrzymanie w ryzach płynności finansowej na co dzień jest niezbędne. To po to, aby zapewnić  odpowiednią gotówkę w firmie pozwalającą na zapłacenie dostawcom, pracownikom i utrzymaniu działalności operacyjnej na właściwym poziomie. Zdrowy przepływ środków pieniężnych pozwala na podejmowanie szybciej decyzji zakupowych i zapewnieniu siebie, że znajdą się w firmie pieniądze na zainwestowanie w rozwój firmy.

Dlatego też, wprowadzenie systemu zarządzania kapitałem obrotowym jest bardzo ważne już na starcie działalności firmy i potem w trakcie jej prowadzenia. Wymaga to oczywiście odpowiedniego zaplanowania i poświęcenia czasu. Jednak, tylko tak można mieć pewność, że ma się pod kontrolą finanse firmy. Przedstawiamy poniżej kilka sposobów, które pomogą Ci w zarządzaniu płynnością finansową i pozwolą uniknąć zatorów płatniczych.

Kontroluj stany magazynowe

Jeśli jesteś np. producentem to potrzebujesz materiałów do produkcji. Brak wiedzy na temat konkretnej ilości zapasów może mieć poważne skutki w przepływach środków pieniężnych. Dlatego też ta część działalności musi być monitorowana na bieżąco. Tak, aby nie przechowywać niepotrzebnie zapasów.

I nie doprowadzać do sytuacji, że będą się one psuć lub zwyczajnie skończy się ich okres przydatności. Należy również przeanalizować jak zapotrzebowanie na materiały zmienia się w przeciągu roku. Dzięki temu można dopasować proces ich zamówienia i być pewnym, że nie mamy ich nadwyżki względem popytu na produkt gotowy.

Trzymaj pieczę nad należnościami

Kiedy już dostarczysz swój  produkt lub usługę, to zależy Ci na tym, aby jak najszybciej uzyskać płatność, i tym samym wypracować zysk. Im większa wartość zamówienia, tym większe prawdopodobieństwo, że klient będzie wymagać wydłużonych terminów płatności.

Im wyższa oczekiwana należność tym większe ryzyko, i że klient nie ureguluje tego wcześniej niż data wymagalności widniejąca na fakturze.  Jeśli borykasz się z zatorami płatniczymi są pewne sposoby na to, aby zachęcić klienta do wcześniejszej spłaty. Takim bodźcem dla niego może być zaoferowana zniżka.

Czyli proponujesz klientowi, że jeśli zapłaci Ci w następnym tygodniu, a nie ustalonym 60 dniowym terminem to otrzyma zniżkę w wysokości np. 5%. Dodatkowo musisz monitorować terminy płatności i reagować z chwilą gdy nie będziesz miał pieniędzy w wyznaczonym na fakturze terminie. O sposobach jakie działania należy w takiej sytuacji podjąć pisaliśmy tutaj.

Bądź elastyczny w swoich decyzjach zakupowych

Nie ma miejsca na sentymenty jeśli chodzi o wybór dostawców i podejmowania decyzji zakupowych. Należy zawsze porównywać ceny i mieć pewność, że nabywa się najlepszy produkt za najlepszą cenę. Szczególnie istotne jest to, gdy nabywamy coś droższego, co może mieć wpływ na płynność finansową. Dlatego warto poświęcić czas na rozejrzenie się, na zebranie opinii o produkcie zanim się go nabędzie.

Stale aktualizuj dane o przepływach pieniężnych

Regularne i właściwe zarządzenie finansami firmy jest najlepszym sposobem, aby utrzymać kontrolę nad płynnością finansową firmy. Właściwe znaczy nic innego jak ciągły wgląd na transakcje firmy, na terminy wymagalności faktur zakupowych, na zbliżające się terminy innych płatności jak koszty pracownicze, podatki itd. Im lepiej zarządzasz przepływami pieniężnymi tym lepiej jesteś przygotowany na nieprzewidywalne wydatki i wiesz, że zawsze masz pieniądze do dyspozycji.


Gotówka za fakturę

Co powinieneś wiedzieć o usłudze finansowania faktur

Każdy przedsiębiorca wie jak ważne dla jego biznesu jest utrzymanie odpowiedniego poziomu kapitału obrotowego. Szczególnie małe firmy są narażone na utratę płynności finansowej, w sytuacji gdy oczekując na opłacenie swojej faktury sprzedażowej napotykają konieczność opłacenia swoich kosztów takich jak: pensje pracownicze, koszty utrzymania biura, zakup materiałów itp.

Pozyskanie nowego dużego klienta czy większego zamówienia jest bardzo pożądane przez firmy, ale również może spowodować zatory płatnicze w sytuacji kiedy klient żąda długich terminów płatności. Wówczas finansowanie faktur może znacznie usprawnić przepływ pieniężny

Co to jest dokładnie to finansowanie faktur?

Finansowanie faktur to wypłata gotówki z faktury sprzedażowej jeszcze przed terminem jej płatności. Czyż nie wspaniale byłoby otrzymać płatność wcześniej niż za miesiąc czy 3 miesiące?

Oczywiście, że to super rozwiązanie, a co najważniejsze istniejące. To właśnie usługa finansowania faktur proponowana na rynku polskim między innymi przez InviPay.com. Dzięki temu rozwiązaniu firma inviPay.com nabywa fakturę, a przedsiębiorca otrzymuje 100 % kwoty z faktury pomniejszoną o niewielką prowizję.

Kto może skorzystać?

To usługa szczególnie polecana małym i średnim przedsiębiorstwom. Gdyż to one są szczególnie wrażliwe na sytuacje rynkową i działania konkurencji. Banki zmniejszają dostęp do swoich funduszy, a większe firmy żądają dłuższych terminów płatności. Do tego dochodzi sezonowość sprzedaży oraz zwiększenie wymagań klientów, które to również mogą wpływać na ryzyko utraty płynności finansowej.

Opcja finansowania faktur pozwala jednak przedsiębiorcom na uwolnienie gotówki z faktur nawet już na drugi dzień po jej wystawieniu. I dzięki temu tę gotówkę można przeznaczyć na:

  • realizację kolejnego zamówienia od klienta
  • na otrzymanie zniżki od dostawców dzięki wcześniejszej opłacie faktur zakupowych
  • zatrudnienie dodatkowych pracowników
  • zdobycie nowego klienta dzięki zaoferowaniu dłuższego terminu płatności niż oferuje konkurencja
Czym się finansowanie faktur różni się od zwykłego faktoringu?

Usługę faktoringu na rynku Polskim oferują przede wszystkim banki. I jest to usługa proponowana większym firmom, które spełniają odpowiednie wymogi jak np. odpowiednio wysokie obroty.

Natomiast opcja finansowania faktur wyróżnia się tym, że mogą z niej skorzystać nawet małe firmy, osiągające niskie obroty.

Pozostałe plusy finansowania faktur to:

Elastyczność – faktoring tradycyjny wymaga podpisania długoterminowej umowy z faktorem i koniecznością dostarczenia wielu dokumentów.  Z nami masz wybór –  Ty wybierasz faktury, które chcesz upłynnić i koszystasz kiedy potrzebujesz.

Szybkość realizacji – Banki są powolne w wydawaniu decyzji. W czasie w którym umówiłbyś się na spotkanie z doradcą banku, u nas możesz już sfinansować swoją pierwsza fakturę. Rejestracja jest szybka, bez zbędnych formalności

Niskie i przejrzyste opłaty – Średnio pobieramy 0,1% za każdy dzień wcześniejszej wypłaty gotówki z faktury. Banki żądają opłaty rocznej, opłaty za wystawianie nowych klientów oraz innych odsetek i opłat eksploatacyjnych. Z nami wiesz dokładnie, ile płacisz. Nie stosujemy żadnych dodatkowych opłat. My nigdy nie poprosimy o zapłatę, gdy nie korzystasz z usługi. Założenie konta i jego prowadzenie jest darmowe.

Przykład z życia naszego klienta

Mamy wiele firm, z różnych branż, które na co dzień korzystają z naszej aplikacji inviPay.com. Dzięki nam jedna z firm transportowych nie posiadająca odpowiednich funduszy na szybki rozwój, gdyż jej zyski były „zamrożone” w fakturach z długimi terminami płatności, mogła sobie pozwolić na zwiększenie floty o dwa nowe samochody dostawcze. Dzięki tej decyzji firma ta zwiększyła znacząco swoje obroty i korzysta z naszego rozwiązania regularnie.

 


Upominanie się o zapłatę

Co robić gdy klient opóźnia się z płatnością

Nie otrzymałeś płatności za zrealizowaną usługę lub sprzedaż? Zastanawiasz się co zrobić w tej sytuacji? Nasze wskazówki pomogą Ci w odzyskaniu przeterminowanej płatności od kontrahenta.

Istnieje wiele powodów, przez które Twój klient ma zwłokę w płatności. Być może faktura została zagubiona w stosie innych dokumentacji lub też klient miał nieoczekiwany wydatek i nie może sobie teraz pozwolić na uregulowanie płatności wobec Twojej firmy.

Bez względu na okoliczności taka sytuacja może mieć negatywny wpływ na Twoją firmę i dlatego powinieneś jak najszybciej podjąć działania celem odzyskania pieniędzy.

Skontaktuj się z klientem

Zadzwoń od klienta i uprzejmie przypomnij mu o tym, iż Twoja faktura jest nieopłacona. W większości przypadków okazuje się, że brak płatności to zwykłe przeoczenie klienta i po otrzymaniu informacji przypominającej klienci od razu opłacają fakturę.

Jeśli takie przypomnienia są dla Ciebie niekomfortowe to zawsze możesz zadzwonić do klienta celem dowiedzenia się tego jak ocenia waszą współpracę, czy jest zadowolony z wykonanej usługi i dopiero potem podpytać o zaległą płatność, tak “przy okazji”.

Wyślij fakturę ponownie

W niektórych przypadkach, klienci próbując wytłumaczyć się z braku płatności twierdzą, iż zagubili bądź nie otrzymali faktury. Dlatego ponownie wyślij fakturę, pomimo, iż masz pewność, że pierwsza do niego trafiła. Upewnij się też, że wysyłasz ją do właściwej osoby. Tak, aby znowu nie krążyła kilka dni po firmie.

Postaw ultimatum

Gdy klient ignoruje Twoje maile i przypomnienia o opóźnionej płatności, wtedy zażądaj uregulowania zobowiązania wobec Twojej firmy w  bardziej stanowczy sposób. Postaw ultimatum, że jeżeli nie otrzymasz płatności do konkretnego dnia wtedy przestajesz realizować usługi wobec tego klienta. Zazwyczaj takie sposoby działają na kontrahentów, którzy zdają sobie sprawę jak trudno będzie zastąpić Twoją usługę w ciągu kilku dni.

Zatrudnij firmę windykacyjną

Jeśli wykonałeś wielokrotne próby skontaktowania się z klientem i nie udało Ci się uzyskać zapłaty to właśnie nadszedł czas, aby użyć mocniejszych argumentów. Zatrudnij firmę windykacyjną, która specjalizuje się w odzyskiwaniu płatności nawet o 60-90 dniowym okresie przeterminowania. Firmy te mają wypróbowane szybkie metody na odzyskanie długu. Prowadzą również w imieniu zlecającego postępowania sądowe, a potem komornicze celem odzyskania płatności. I są bardzo efektywne w swoim działaniu.

Zabezpiecz się na przyszłość

Jeśli nadal będziesz napotykał problemy z uzyskaniem płatności za sprzedaż rozważ wprowadzenie pewnych prewencyjnych działań. To może być prośba o zadatek w przypadku nowych klientów. Możesz wyjaśnić klientom, że jesteś małą firmą i musisz ponieść koszty związane z dostarczeniem gotowego produktu czy usługi.

Możesz się ustrzec przed nierzetelnym klientem i brakiem płatności za sprzedaż korzystając z różnych rozwiązań finansowych jakie są na rynku. Korzystając np. z usług finansowania faktur, które umożliwiają uzyskanie środków ze sprzedaży na długo wcześniej niż wyznaczony termin płatności widniejący na fakturze sprzedażowej. Nawet na drugi dzień po wystawieniu faktury, możesz mieć gotówkę na koncie.

 



Jak sobie radzić z długimi terminami płatności?

Długie terminy płatności na wystawianych fakturach stały się dużym obciążeniem dla małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP). Coraz częściej przedsiębiorcy muszą się godzić na wystawianie faktur z długimi terminami płatności nawet do 120 dni, aby utrzymać kontrakty czy być bardziej konkurencyjnym na rynku.

Długie terminy płatności to sposób wielu dużych firm na kredytowanie się kosztem mniejszych. Ten stan powoduje, iż większość mniejszych firm boryka się później z zatorami płatniczymi. Czekając na uzyskanie zapłaty za sprzedany produkt czy usługę napotykają konieczność opłacenia własnych kosztów takich jak płace, czy wynajem pomieszczeń.

To nie pozostawia miejsca na właściwą reakcje z chwilą napotkania nieprzewidzianych zdarzeń. A to już tylko jeden krok do bankructwa. Istnieją jednak sposoby pozwalające MŚP zminimalizować wpływ długich terminów oczekiwania na płatność – na utratę płynności finansowej.

Twardo negocjuj z kontrahentami

Nie akceptuj od razu nowych terminów płatności od ważnego kontrahenta tylko dlatego, iż boisz się go utracić. Jeżeli jesteś dla niego kluczowym dostawcą, to będzie mu trudno Ciebie zastąpić nowym kontrahentem. Warunki płatności powinny być wyraźnie określone w umowie pomiędzy Twoją firmą, a Twoim kontrahentem.

A ich zmiana otwiera drogę do negocjacji, na którą obie strony mogą mieć wpływ. Np. gdy otrzymasz propozycję o znaczne wydłużenie terminów płatności spróbuj dać do zrozumienia kontrahentowi, że cena w umowie była ustalona dla 30 dniowego terminu płatności. I wydłużenie z 30 dni do 60 dni wymagałoby wzrost ceny o np. 5 %.

Zadbaj o sprawny proces wystawiania faktur

Jeżeli klienci będą płacić później to nie możesz sobie pozwolić jeszcze na wydłużanie tego terminu np. wystawiając faktury z opóźnieniem. Dlatego rozliczaj sprzedaż, tak szybko jak jest to możliwe. Wysyłaj faktury na czas i zapewnij ich bezbłędne wystawienie.

Błędy się zdarzają, ale na szczęście większość z nich możesz wyeliminować. Na rynku jest wiele dobrych aplikacji księgowych, które minimalizują możliwość popełnienia błędu i gwarantują Ci nadzorowanie obiegu faktur. Śledzą również to czy oczekiwana płatność została uregulowana, a jeżeli nie, to wówczas dają Ci o tym znać.

Możesz rozważyć dodatkowo wprowadzenie systemu motywacyjnego zachęcającego do wcześniejszego uregulowania płatności przez kontrahenta. Np. zaproponuj mu zniżkę 5 % za uregulowanie FV w ciągu 15 dni , 2 % do 30 dni. Za cenę mniejszego zysku gwarantujesz sobie utrzymanie płynności finansowej swojej firmy. Przez co znacząco minimalizujesz ryzyko bankructwa.

Znajdź dodatkowe źródła finansowania

Jeżeli pomimo wdrożenia powyżej wspomnianych rozwiązań wciąż czujesz, że długie terminy oczekiwania na płatność powodują zatory finansowej rozważ wdrożenie krótkoterminowego finansowania zewnętrznego. Oznacza to nic innego jak posiadanie dostępu do środków finansowych z chwilą gdy pojawi się zator finansowy.

Czyli np. jeżeli nie będziesz mógł uregulować rachunków bieżących albo z chwilą gdy nastąpi niespodziewany i nieplanowany wydatek. Taki dostęp do finansowania pozwoli Ci być odpornym na wszelkiego rodzaju „zaskoczenia”.

Takim finansowaniem może być linia kredytowa lub sam debet w rachunku firmowym. Są to jednak kosztowne rozwiązania i wymagają czasu i wysiłku, aby takie finansowanie uzyskać. Inną opcją jest skorzystanie z oferty faktoringu. Ale tutaj też wymaga spełnienia pewnych skomplikowanych formalności i jest obwarowane wieloma zastrzeżeniami.

Bardziej elastycznym rozwiązaniem dla MŚP jest finansowanie faktur. Czyli uwolnienie części lub całości środków pieniężnych z faktury sprzedaży na długo przed terminem jej płatności. Korzystając z takiego rozwiązania można mieć środki na koncie już na drugi dzień po wystawieniu faktury.

To rozwiązanie zapewnia największą elastyczność w przypadku gdy chcesz uwolnić środki z kilku faktur za jednym razem. Ty decydujesz ile potrzebujesz wyciągnąć. Dzięki czemu gdy widzisz, że za chwilę musisz opłacić swój koszt a nie masz swobodnych pieniędzy w kasie firmy, możesz wyciągnąć środki z oczekujących faktur sprzedaży. Pozwala Ci to na pełną kontrolę płynności finansowej i dzięki temu nie dotyka Cię problem zaległych płatności i niecierpliwego oczekiwania na to kiedy środki za sprzedaż trafią na twoje konto.





co to jest kapitał obrotowy

Co to jest kapitał obrotowy? Jak nim zarządzać?

Odpowiedni poziom kapitału obrotowego stanowi bufor bezpieczeństwa dla utrzymania płynności finansowej firmy. Szczególnie w sytuacjach gdy np. wielkość sprzedaży drastycznie spada lub kontrahenci opóźniają się z płatnościami. Pozwala on kontynuować działalność bez konieczności zaciągania dodatkowych kredytów.

Czytaj dalej >>


jak kontrolować koszty w firmie

Koszty działalności gospodarczej – jak je kontrolować?

Jest wiele sytuacji, kiedy można utracić kontrolę nad kosztami działalności gospodarczej, począwszy od inflacji cen, a kończąc na niekontrolowanym wzroście sprzedaży. Dlatego każdy przedsiębiorca, aby zapewnić swojej firmie sukces, powinien nauczyć się na co zwracać uwagę podczas zarządzania wydatkami w firmie.

Czytaj dalej >>