Archiwum















Co zrobić, aby otrzymywac pieniądze ze sprzedaży na czas.

Jak ustrzec się przed nierzetelnym kontrahentem?

Prawie każda polska firma doświadczyła problemu zaległych płatności od kontrahentów. Dla większości z tych firm występowanie opóźnień jest barierą dla prowadzonej przez nie działalności. Pojedyncze opóźnienie nie stanowi znacznego zagrożenia.

Ale jeśli opóźnienia powtarzają się to może to doprowadzić do powstania zatoru płatniczego w przedsiębiorstwie. O ile wszystkich opóźnień nie da się uniknąć, można jednak zmniejszyć skalę ich występowania.

Oto kilka najważniejszych wskazówek, które pozwolą Ci zminimalizować opóźnienia w płatnościach od kontrahentów i zachować płynność finansową,

Poznaj swojego klienta

Zanim nawiążesz współpracę z klientem, któremu zaoferujesz kredyt kupiecki (odroczony termin płatności) dobrze sprawdź jego wiarygodność płatniczą. Miejscem gdzie można dokonać jego weryfikacji są Biura Informacji Kredytowych (Krajowy Rejestr Długów, Europejski Rejestr Informacji Finansowej, Centrum Informacji Gospodarczej).

Biura te gromadzą dane na temat przedsiębiorców zalegających z płatnościami na łączną kwotę powyżej 500 zł i wymagalnymi od co najmniej 60 dni. Weryfikację kontrahenta warto wykonać nie tylko przed zawarciem pierwszej transakcji.

Warto ją przeprowadzać okresowo, gdyż sytuacja finansowa kontrahenta może ulec zmianie w każdym momencie trwania współpracy. Przyczynia się do tego m.in. stale zmieniająca się rzeczywistość gospodarcza. Oczywiście nie dla każdego klienta należy wykonywać okresową kontrolę, a jedynie dla tych, z którymi przeprowadza się większe transakcje.

System inviPay.com pozwala na błyskawiczne sprawdzenie kontrahenta (krócej niż w minutę) w ponad 30 wywiadowniach gospodarczych.

Zaproponuj zaliczkowe płatności

Jeśli prowadzisz biznes, w którym od momentu przyjęcia zlecenia do momentu jego realizacji mija nawet kilka miesięcy, warto zastanowić się nad wprowadzeniem systemu płatności zaliczkowej. Polega to na wystawianiu faktur po zakończeniu kolejnych etapów zamówienia.

Pozwala to na zabezpieczenie się na wypadek niedotrzymania przez kontrahenta terminu płatności. Jeśli płatność nie wpłynie wówczas możesz przerwać prace i uchronić się przed poniesieniem większych kosztów. Ponadto mniejsze kwoty mogą być dla kontrahenta wygodniejsze niż jedna większa płatność.

Ustal zasady płatności przed przyjęciem zlecenia

Wiele małych i średnich przedsiębiorstw nie stosuje zawierania umów określających zasady realizacji zlecenia. A taka umowa zabezpiecza firmę na wypadek wszelkiego rodzaju roszczeń m.in. roszczenia z tytułu braku płatności.

W umowie powinno zostać wyraźnie wskazane, co się stanie w przypadku braku zapłaty np.: wstrzymanie prac czy naliczenie dodatkowych opłat i odsetek od niezapłaconych faktur. Aby upewnić się, że umowa jest prawnie wiążąca, dobrze jest, aby podczas tworzenia tego dokumentu współpracować z profesjonalistą prawniczym, zwłaszcza jeśli pracujesz na arenie międzynarodowej.

Posiadaj plan awaryjny

W niektórych niefortunnych przypadkach nadal będziesz musiał zmierzyć się z opóźnieniami w płatnościach. I to niezależnie od tego, jak dobrze zarządzałeś swoimi klientami. Aby mieć jednak pewność, że w wyniku tego nie wystąpiły przerwy w przepływie środków pieniężnych w Twojej firmie, istnieje kilka działań dodatkowych jakie można podjąć.

Jednym z nich jest usługa finansowania faktur. Usługa ta pozwala na spieniężenie oczekujących za zapłatę faktur sprzedaży jeszcze przed upływem terminu ich płatności.

Ponieważ opóźnienia w płatnościach stają się rosnącym problemem na całym świecie, małe i średnie przedsiębiorstwa powinny podjąć kroki zapobiegawcze, aby chronić swoje przepływy pieniężne i zapewnić sprawne funkcjonowanie. Myśląc o przyszłości i aktywnie zarządzając tymi zagrożeniami, nie tylko mogą one przetrwać, ale również wspierać swój rozwój, osiągając przewagę nad słabo przygotowanymi konkurentami.



mity i fakty dotyczace faktoringu

4 mity o faktoringu

Istnieje wiele niekorzystnych wyobrażeń dotyczących faktoringu, które krążą wśród przedsiębiorców. Większość z nich wynika z braku wiedzy o tej usłudze.

Czytaj dalej >>




Upominanie się o zapłatę

Co robić gdy klient opóźnia się z płatnością

Nie otrzymałeś płatności za zrealizowaną usługę lub sprzedaż? Zastanawiasz się co zrobić w tej sytuacji? Nasze wskazówki pomogą Ci w odzyskaniu przeterminowanej płatności od kontrahenta.

Istnieje wiele powodów, przez które Twój klient ma zwłokę w płatności. Być może faktura została zagubiona w stosie innych dokumentacji lub też klient miał nieoczekiwany wydatek i nie może sobie teraz pozwolić na uregulowanie płatności wobec Twojej firmy.

Bez względu na okoliczności taka sytuacja może mieć negatywny wpływ na Twoją firmę i dlatego powinieneś jak najszybciej podjąć działania celem odzyskania pieniędzy.

Skontaktuj się z klientem

Zadzwoń od klienta i uprzejmie przypomnij mu o tym, iż Twoja faktura jest nieopłacona. W większości przypadków okazuje się, że brak płatności to zwykłe przeoczenie klienta i po otrzymaniu informacji przypominającej klienci od razu opłacają fakturę.

Jeśli takie przypomnienia są dla Ciebie niekomfortowe to zawsze możesz zadzwonić do klienta celem dowiedzenia się tego jak ocenia waszą współpracę, czy jest zadowolony z wykonanej usługi i dopiero potem podpytać o zaległą płatność, tak “przy okazji”.

Wyślij fakturę ponownie

W niektórych przypadkach, klienci próbując wytłumaczyć się z braku płatności twierdzą, iż zagubili bądź nie otrzymali faktury. Dlatego ponownie wyślij fakturę, pomimo, iż masz pewność, że pierwsza do niego trafiła. Upewnij się też, że wysyłasz ją do właściwej osoby. Tak, aby znowu nie krążyła kilka dni po firmie.

Postaw ultimatum

Gdy klient ignoruje Twoje maile i przypomnienia o opóźnionej płatności, wtedy zażądaj uregulowania zobowiązania wobec Twojej firmy w  bardziej stanowczy sposób. Postaw ultimatum, że jeżeli nie otrzymasz płatności do konkretnego dnia wtedy przestajesz realizować usługi wobec tego klienta. Zazwyczaj takie sposoby działają na kontrahentów, którzy zdają sobie sprawę jak trudno będzie zastąpić Twoją usługę w ciągu kilku dni.

Zatrudnij firmę windykacyjną

Jeśli wykonałeś wielokrotne próby skontaktowania się z klientem i nie udało Ci się uzyskać zapłaty to właśnie nadszedł czas, aby użyć mocniejszych argumentów. Zatrudnij firmę windykacyjną, która specjalizuje się w odzyskiwaniu płatności nawet o 60-90 dniowym okresie przeterminowania. Firmy te mają wypróbowane szybkie metody na odzyskanie długu. Prowadzą również w imieniu zlecającego postępowania sądowe, a potem komornicze celem odzyskania płatności. I są bardzo efektywne w swoim działaniu.

Zabezpiecz się na przyszłość

Jeśli nadal będziesz napotykał problemy z uzyskaniem płatności za sprzedaż rozważ wprowadzenie pewnych prewencyjnych działań. To może być prośba o zadatek w przypadku nowych klientów. Możesz wyjaśnić klientom, że jesteś małą firmą i musisz ponieść koszty związane z dostarczeniem gotowego produktu czy usługi.

Możesz się ustrzec przed nierzetelnym klientem i brakiem płatności za sprzedaż korzystając z różnych rozwiązań finansowych jakie są na rynku. Korzystając np. z usług finansowania faktur, które umożliwiają uzyskanie środków ze sprzedaży na długo wcześniej niż wyznaczony termin płatności widniejący na fakturze sprzedażowej. Nawet na drugi dzień po wystawieniu faktury, możesz mieć gotówkę na koncie.

 



Jak sobie radzić z długimi terminami płatności?

Długie terminy płatności na wystawianych fakturach stały się dużym obciążeniem dla małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP). Coraz częściej przedsiębiorcy muszą się godzić na wystawianie faktur z długimi terminami płatności nawet do 120 dni, aby utrzymać kontrakty czy być bardziej konkurencyjnym na rynku.

Długie terminy płatności to sposób wielu dużych firm na kredytowanie się kosztem mniejszych. Ten stan powoduje, iż większość mniejszych firm boryka się później z zatorami płatniczymi. Czekając na uzyskanie zapłaty za sprzedany produkt czy usługę napotykają konieczność opłacenia własnych kosztów takich jak płace, czy wynajem pomieszczeń.

To nie pozostawia miejsca na właściwą reakcje z chwilą napotkania nieprzewidzianych zdarzeń. A to już tylko jeden krok do bankructwa. Istnieją jednak sposoby pozwalające MŚP zminimalizować wpływ długich terminów oczekiwania na płatność – na utratę płynności finansowej.

Twardo negocjuj z kontrahentami

Nie akceptuj od razu nowych terminów płatności od ważnego kontrahenta tylko dlatego, iż boisz się go utracić. Jeżeli jesteś dla niego kluczowym dostawcą, to będzie mu trudno Ciebie zastąpić nowym kontrahentem. Warunki płatności powinny być wyraźnie określone w umowie pomiędzy Twoją firmą, a Twoim kontrahentem.

A ich zmiana otwiera drogę do negocjacji, na którą obie strony mogą mieć wpływ. Np. gdy otrzymasz propozycję o znaczne wydłużenie terminów płatności spróbuj dać do zrozumienia kontrahentowi, że cena w umowie była ustalona dla 30 dniowego terminu płatności. I wydłużenie z 30 dni do 60 dni wymagałoby wzrost ceny o np. 5 %.

Zadbaj o sprawny proces wystawiania faktur

Jeżeli klienci będą płacić później to nie możesz sobie pozwolić jeszcze na wydłużanie tego terminu np. wystawiając faktury z opóźnieniem. Dlatego rozliczaj sprzedaż, tak szybko jak jest to możliwe. Wysyłaj faktury na czas i zapewnij ich bezbłędne wystawienie.

Błędy się zdarzają, ale na szczęście większość z nich możesz wyeliminować. Na rynku jest wiele dobrych aplikacji księgowych, które minimalizują możliwość popełnienia błędu i gwarantują Ci nadzorowanie obiegu faktur. Śledzą również to czy oczekiwana płatność została uregulowana, a jeżeli nie, to wówczas dają Ci o tym znać.

Możesz rozważyć dodatkowo wprowadzenie systemu motywacyjnego zachęcającego do wcześniejszego uregulowania płatności przez kontrahenta. Np. zaproponuj mu zniżkę 5 % za uregulowanie FV w ciągu 15 dni , 2 % do 30 dni. Za cenę mniejszego zysku gwarantujesz sobie utrzymanie płynności finansowej swojej firmy. Przez co znacząco minimalizujesz ryzyko bankructwa.

Znajdź dodatkowe źródła finansowania

Jeżeli pomimo wdrożenia powyżej wspomnianych rozwiązań wciąż czujesz, że długie terminy oczekiwania na płatność powodują zatory finansowej rozważ wdrożenie krótkoterminowego finansowania zewnętrznego. Oznacza to nic innego jak posiadanie dostępu do środków finansowych z chwilą gdy pojawi się zator finansowy.

Czyli np. jeżeli nie będziesz mógł uregulować rachunków bieżących albo z chwilą gdy nastąpi niespodziewany i nieplanowany wydatek. Taki dostęp do finansowania pozwoli Ci być odpornym na wszelkiego rodzaju „zaskoczenia”.

Takim finansowaniem może być linia kredytowa lub sam debet w rachunku firmowym. Są to jednak kosztowne rozwiązania i wymagają czasu i wysiłku, aby takie finansowanie uzyskać. Inną opcją jest skorzystanie z oferty faktoringu. Ale tutaj też wymaga spełnienia pewnych skomplikowanych formalności i jest obwarowane wieloma zastrzeżeniami.

Bardziej elastycznym rozwiązaniem dla MŚP jest finansowanie faktur. Czyli uwolnienie części lub całości środków pieniężnych z faktury sprzedaży na długo przed terminem jej płatności. Korzystając z takiego rozwiązania można mieć środki na koncie już na drugi dzień po wystawieniu faktury.

To rozwiązanie zapewnia największą elastyczność w przypadku gdy chcesz uwolnić środki z kilku faktur za jednym razem. Ty decydujesz ile potrzebujesz wyciągnąć. Dzięki czemu gdy widzisz, że za chwilę musisz opłacić swój koszt a nie masz swobodnych pieniędzy w kasie firmy, możesz wyciągnąć środki z oczekujących faktur sprzedaży. Pozwala Ci to na pełną kontrolę płynności finansowej i dzięki temu nie dotyka Cię problem zaległych płatności i niecierpliwego oczekiwania na to kiedy środki za sprzedaż trafią na twoje konto.